El viaje de la gestión manual a la automatización mediante un PMS

Al diseñar una web para un alojamiento, descubrí que el soporte con el que trabajaba me ofrecía un apartado de “reservas para tu alojamiento”. Hasta entonces, utilizaba hojas de Excel, que me encantan, pero para la gestión de reservas ya se volvía una solución demasiado rudimentaria. Me consumía mucho tiempo en cada reserva porque, no olvidemos, si gestionas tu alojamiento con Excel, tienes que hacer las reservas manualmente en las OTAs; cerrar ventas, retirar del inventario y, obviamente, hacer lo contrario cuando hay cancelaciones: añadir disponibilidad y revertir todo el proceso. Hoy en día, quien lo hace manualmente lo tiene más fácil, ya que puedes sincronizar los iCal de cada plataforma, entre Booking y Airbnb, y viceversa. Pero antes, esto era impensable. En aquella época (hablamos de 2012-14) lo máximo que sabía hacer era conectarlo al Google Calendar para ver todas las reservas juntas.

Aquel “reservas para tu alojamiento” me abrió los ojos a un mundo desconocido. Antes de presentar la propuesta a Ignacio, propietario en aquel entonces de Las Casitas del Cardón, investigué todo lo que pude sobre el tema. Descubrí que lo que nos ofrecían era un Channel Manager bastante competente, pero pronto encontré miles de opciones y precios, no solo de Channel Managers, sino algo aún mejor: lo que realmente necesitaba era un PMS (Property Management System). Investigué varios: AVAIBOOK, HotelGuest, CloudBeds, Noray, AVIRATO, etc. Me reuní con muchos proveedores y me presentaron sus productos.

Finalmente, elegí el PMS de AVIRATO por cuatro razones: sus características, la atención al cliente, el precio y su origen español.

¿Qué características me convencieron?

1. Interfaz de Usuario Intuitiva: Facilidad de uso y una curva de aprendizaje baja para nuevos usuarios, lo que permite al personal adaptarse rápidamente al sistema.

2. Integración: Capacidad para integrarse sin problemas con otros sistemas y aplicaciones (como cerraduras inteligentes), sistemas de reservas, gestión de ingresos y más, asegurando una operación fluida y eficiente.

3. Gestión de Reservas: Funcionalidades robustas para manejar reservas, incluidas las directas, en línea y a través de terceros, con facilidad para modificar y cancelar reservas.

4. Gestión de Habitaciones: Herramientas para gestionar eficientemente el estado de las habitaciones, asignaciones y limpieza, mejorando la operación y la satisfacción del cliente.

5. Facturación y Procesamiento de Pagos: Capacidad para manejar la facturación, cargos adicionales y procesamiento de pagos de manera eficiente y segura.

6. Reportes y Análisis: Generación de informes en tiempo real y herramientas de análisis para monitorear el rendimiento de la propiedad, facilitando la toma de decisiones estratégicas.

7. Gestión de Clientes: Funciones para gestionar información del cliente, preferencias e historial de estancias, lo que facilita la personalización de la experiencia del cliente y fomenta la lealtad.

8. Movilidad y Acceso Remoto: Acceso móvil o remoto que permite al personal gestionar operaciones y acceder a información crítica desde cualquier lugar.

9. Soporte y Mantenimiento: Soporte técnico confiable y mantenimiento continuo para asegurar el funcionamiento óptimo del sistema y minimizar el tiempo de inactividad.

10. Seguridad y Cumplimiento: Fuertes medidas de seguridad para proteger la información sensible del cliente y del negocio, así como el cumplimiento con las regulaciones pertinentes.

En conclusión

Un PMS debe ser flexible y escalable, capaz de adaptarse a las necesidades cambiantes de una propiedad y crecer junto con el negocio. Elegir un PMS adecuado es crucial para maximizar la eficiencia operativa, mejorar la experiencia del cliente y aumentar los ingresos de la propiedad.